Wenn Gäste aus allen Kontinenten zu einem Jubiläum anreisen, braucht es mehr als ein klassisches Empfangskomitee. Für das 125-jährige Jubiläum der HELM AG in der Elbphilharmonie durften wir genau diesen besonderen Moment gestalten: eine lebendige Welcome-Inszenierung mit über 60 Akteurinnen und Akteuren als erster berührender Kontaktpunkt eines außergewöhnlichen Festes.
Eine Reise durch die Zeit, bevor das Fest beginnt
Der Empfang startete bereits auf dem Vorplatz der Elbphilharmonie. In der Rolle eines stilvollen Hotelpagen bzw. Wagenmeisters begrüßte Schauspieler Frank Dudden die Gäste und eröffnete mit feinem Humor die Erlebnisreise. Historisch gekleidete Kinder verteilten dazu die Jubiläumszeitung – der erste lebendige Auftakt des Abends.
Inszenierung auf Rolltreppen und Plaza
Jetzt begann der choreografierte Weg der Gäste in Richtung Plaza und Rolltreppen – begleitet von unseren Welcome-Guides und ersten musikalischen Akzenten. Innerhalb von eineinhalb Stunden empfingen wir rund 1.500 Gäste auf den Rolltreppen, Treppen und Wegen bis hin zum Großen Saal.
In kleinen Szenen führten unsere Walk-Acts die Gäste durch eine echte »Zeit- und Weltreise«: 26 chronologisch angeordnete Länder-Stationen. Jede davon zeigte ein Land mit eigener Bildsprache, Musik und kleinen performativen Elementen mit viel Charakter, Wärme und Charme – dramaturgisch starke Bilder, die den Eindruck einer Reise im Vorübergleiten vermittelten.
Die Idee: ein internationales Publikum dort abholen, wo es steht und direkt das Gefühl vermitteln, willkommen und Teil eines besonderen Moments zu sein.
Für ausgewählte Länder spielten Musiker*innen und Tänzer*innen live, was zu einem akustischen Reisepass durch mehrere Kulturen wurde: Für Mexiko die Mariachi-Band, für Trinidad & Tobago Steel Drums, für Brasilien Samba-Tänzerinnen und für China der traditioneller Drachentanz. Diese Performances sorgten für Energie, Atmosphäre und ein echtes »Ankommen« in einer Welt der Vielfalt eines außergewöhnlichen Festes.
Ein besonderer Moment: Eine Station wurde kurzfristig durch den CEO bespielt, der dort persönlich Mitarbeitende und Ehrengäste begrüßte – ein starkes Zeichen der Wertschätzung und Nähe.
Auf der Plaza wartete ein weiteres Highlight: Die Nachbildung einer Skulptur »Bürger der Welt«, die als Symbol für Offenheit und globale Verbundenheit diente und fotografisch stark inszeniert wurde.
Walk-Acts statt Routine
Der Unterschied zu klassischen Hostessenstrukturen war deutlich: Statt starrer Abläufe und freundlichem Lächeln gab es Lebendigkeit, Humor und kleine überraschende Gimmicks. Choreografierte Begegnungen und starke Bilder sorgten dafür, dass die Gäste schon vor Betreten des Saals auf einen besonderen Abend eingestimmt wurden.
Der Auftakt zu einem großen Abend
Unsere Inszenierung war einer von mehreren Bausteinen einer beeindruckenden Gesamtveranstaltung: Im Großen Saal folgte ein Konzert u.a. mit Robbie Williams und Orchester, später feierte das Publikum im Schuppen 52 z.B. mit Revolverheld weiter. Wir durften den emotionalen Startpunkt setzen – atmosphärisch, einladend und verbindend.
Was bleibt – Behind the scenes
Ein Empfang, der nicht nur funktionierte, sondern bewegte. Ein Ensemble, das Atmosphäre geschaffen hat. Und ein Auftakt, der internationalen Gästen schon beim Ankommen das Gefühl gab: This is going to be a special night.
Gemeinsam mit unseren Partnern MOMENTMACHER (Lead Agency, Sebastian Dörnemann) und Alpin Convention übernahmen wir die vollständige konzeptionelle und operative Vorbereitung: Vom Casting und Organisation der über 60 Akteur*innen über das Booking und die Koordination der internationalen Musikgruppen, die Entwicklung und Inszenierung aller Aktiv- und Länderstationen bis hin zur Szenischen Begleitung der Wegeführung bis zum Einlass in den Großen Saal.
Für unser Team war es ein Projekt, das in Erinnerung bleibt – nicht nur wegen des Aufwands, sondern wegen der Energie, die es zurückgegeben hat. Ohne Worte, aber mit starker Wirkung: Bilder, die berühren und Begegnungen, die bleiben. Ein Fest der Vielfalt, das aus vielen Einzelteilen ein großes Ganzes formte.
Ein großartiges Projekt. Unser Dank gilt insbesondere Sebastian Dörnemann und seinem MOMENTMACHER-Team, Alpin Convention und unserem eigenen Team um Oliver Bober, Tim Koller, Nele Bosl und Janine Schwarze – sowie allen Akteur*innen und Beteiligten für Einsatz, Professionalität und Teamgeist.
Sie planen ebenfalls ein Jubiläum, einen Kick-off oder ein Event mit besonderer Athmosphäre?
Dann rufen Sie uns an oder schreiben uns eine E-Mail: 040/237103-0, info@scharlatan.de
Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!
Fotos: ©oliver-nimz.com